生産性改善支援 、IT活用支援

ひとくちに「ITを経営に活用する」と言っても様々な目的が考えられます。代表的な利用パターンを見ていきながら、ITを使って経営上の何をしたいのか、具体的なイメージを描いてみましょう。

①省力化

最初に期待される代表的な効果は「省力化」です。手書きと違い電子的なデータは、修正が容易である、複製が簡単である、検索が可能である(探す手間が少ない)など手間が省ける要素が沢山あります。
会計帳簿の記帳や青色申告書の作成など、会計ソフトウェアを使って作業するのと手書きで全ての作業をおこなうのでは雲泥の差があります。PCやタブレットなどの操作に慣れる必要がありますが、一度慣れてしまえば生産性は飛躍的に上がります。
エクセルなどの表計算ソフトウェアやワープロソフトウェアの使い方を知ることで、より早く効率的に作業できるようになります。個別のソフトウェアについて知る段階になります。

②情報の送付

次に期待される効果は「情報の送付」です。電子データは簡単に複数の人間に送付することができます。例えば見積書を地球の裏側へも5分程度で送付することが可能になります(但しインターネットにつながっていることが条件です)。そして一度の操作で関係者全員に送ることも可能になります。
インターネットメールやSNSメッセージの仕組みや使い方を知ることで、これらは簡単に実現できます。但し、最近では次項の「③情報の共有」がどんどん便利になってきており、「情報の送付」の利用機会は減ってきています。

③情報の共有

「②情報の送付」に代替して普及してきているのは「情報の共有」です。誰か特定の宛先に送付するのではなく、インターネット上にアップロードしてみんなで利用できるようにします。専用のソフトウェアを使うと、コミュニケーションした内容や作成したファイルなど、やり取りのほとんど全てがインターネット上に自動で保存されます。あらかじめ参照できるよう設定しておいたメンバーは、それらをいつでも、どこからでも参照することができるようになります。
様々なソフトウェアが作られており、まさに花盛りを迎えています。office365やGSuiteなどブラウザでファイル編集できる機能を備えているものや、作業こそ各自のPC上でおこなうものの変更を即座にメンバー全員に反映するDropBoxやOneDriveといったソフトウェアもあります。
後からメンバーになった人も過去のやり取りやファイルを参照できるため、情報を送付するというより、共有されている情報にアクセスする、というイメージに近くなります(ちなみにLINEやFacebookメッセンジャーはメッセージをインターネット上に残さないので「②情報の送付」に近いです)。

④情報の取得

様々なセンサーが安価になったことに加え、通信技術が発達したことにより、遠隔地の情報を24時間リアルタイムで取得することが可能になりました。例えば、工場設備の稼働状況を監視したり、納品物の数を箱から出さずに数えたり、雨が降ってくる直前に畑に自動でカバーをかけたりすることが可能になります。いわゆるIOT(Internet Of Things)というもので、「③情報の共有/伝達」と、センサーによる「④情報の取得」がセットになって実現しています。今までは高価で難しかった監視が比較的安価で実現するようになって来ました。
もちろん、従来のPOSレジなど、センサーを使わない情報収集も有効であり活発です。こちらもインターネット化されており、日々の購買情報を取得し、インターネット上に記録するような製品が多々発売されてきています。

⑤情報の分析

ここでの「情報の分析」とは、「④情報の取得」によって情報を蓄積したうえで分析し、今まで見つけられなかった法則などを発見する試みを指しています。日々の活動を通してデータを集めたとしても、そのデータを分析しないと勿体ないです。例えば、一緒に売れている組み合わせを見つける、故障するタイミングを予測する、在庫数が最小になる発注タイミングを予測する、などがあります。この分析の延長にある”予測する”を高度に実施しようとすると、機械学習といったAI技術が必要になってきます(逆をいうとデータが無いとAI技術は適用できません)。

⑥情報の発信

今までは内向きな取り組みを挙げてきましたが、「情報の発信」は外向きな取り組みになります。インターネットをメディアとして捉えたもので、SNS(LINEやFacebookなど)や専門サイト(”ぐるなび”など)を有効に活用することで、より安価に、より多くの人に、より早く、自社製品やサービスを知ってもらうことが可能になります。
従来の紙媒体による広告と比べ、費用に対してリーチできる範囲が広いことが特徴といえます。但し、広くて早い分、誤ったイメージや悪評もあっという間に拡散されるため、利用には注意が必要な面もあります。

⑦販路の拡大

「⑥情報の発信」の一歩先にあるのが、「販路の拡大」です。インターネット上で販売することにより、世界中に販路を広げることが可能になります。但し、誰かに見つけて貰わないと全く売れません(高い安いや良し悪しではなく入店が全くないのと同義です)ので、最初はショッピングモール型ECサイトなどに開店することから始めた方が無難です。一方、検索一つで価格と納期を比較されますので、競争が激しい事も忘れないようにしましょう。
「販路の拡大」と書きましたが、最近ではクラウドファンディングといった資金調達も可能になってきています。インターネットを通じて、様々な取り引きに参入することができます。

以上、7つほど活用パターンを挙げてみました。さて、みなさんのIT活用はどのあたりをイメージしていますでしょうか。もちろん、上記以外にもIT活用には様々なテーマがあります(例えば、「情報の統合」など)、これに限らず自由に発想して頂いて構いません。

東京都中小企業診断士協会城東支部には、上記それぞれのパターンに対応できる専門家が多数在籍しています。専門家を紹介して欲しいと連絡があれば、御社の業種・業態にあった会員を紹介致します。IT活用にお困りの際は、是非、ご相談ください。

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